Tədbir dizaynında büdcəni necə planlaşdırırsınız?

Əsas işim UI/UX-dir, amma bir IT konfransının bütün tədbir dizaynını mənə həvalə ediblər: səhnə, bannerlər, yaxa kartları, yönləndirmə nişanları. Sifarişçi ümumi büdcəni soruşur, mən isə hansı maddələri unutduğumu bilmirəm. Tədbir dizaynında büdcəni necə bölürsünüz və adətən nəyi az hesablayırlar?

Murad, mən büdcəni həmişə üç hissəyə bölürəm: tikinti və quraşdırma, çap və materiallar, texnika. Üstündən mütləq 10-15 faiz ehtiyat qoyuram, çünki son həftə həmişə nəsə əlavə olunur.

Ən çox az hesablanan maddə gecə işləridir. Məkan quraşdırma üçün çox vaxt yalnız tədbirdən əvvəlki gecəni verir, ustalar da gecə işinə ikiqat qiymət istəyir. Sökülməni də büdcəyə yazın, adətən onu unudurlar.

Sökülməni doğrudan da unutmuşdum. Məkan otelin 400 nəfərlik konfrans zalıdır. Otel öz texnikasını təklif edir, bu sərfəlidir, yoxsa kənardan götürmək yaxşıdır?

Otelin proyektoru və ekranı çox vaxt zəif olur, səhnə üçün LED ekran icarəsi daha yaxşı nəticə verir. Bizdə 4x3 metrlik ekranın bir günlük icarəsi min manatdan yuxarı olub, mövsümdən və ekranın keyfiyyətindən asılıdır. Ekran üçün kontenti də büdcəyə salın: açılış animasiyası, spikerlərin titrləri, fasilə ekranı.

Çapda qiyməti ən çox material dəyişir. Adi vinil ucuzdur, amma konfrans zalında parıldayır və fotoda pis görünür, mat material və ya parça daha bahadır. Hər maddəni iki variantda hesablayın ki, sifarişçi seçə bilsin.

Fəridin dediyini fotoqraf kimi təsdiq edirəm: parlaq banner işığı əks etdirir, spikerin arxasında ağ ləkə alınır. Foto və video çəkilişi də büdcəyə əvvəlcədən düşsün, yoxsa sonda deyirlər ki, pul qalmadı, telefonla çəkək.

Bir günlük video çəkiliş və qısa icmal videosu Bakıda komandadan asılı olaraq təxminən 600-1200 manatdır. Canlı yayım istəyirlərsə, bu tamam ayrı büdcədir, ən azı iki-üç dəfə baha.

Canlı yayım, yəqin ki, istəyəcəklər. Bəs dizaynerin öz işi necə hesablanır? Mən saatla işləməyə öyrəşmişəm, burada isə hər şey bir-birinə bağlıdır.

Mən tədbir identikasını ayrıca layihə kimi qiymətləndirirəm: əsas konsepsiya və hər daşıyıcı üçün adaptasiya. Daşıyıcıların siyahısını əvvəlcədən razılaşdırıb müqavilədə yazın. 20 daşıyıcı razılaşdırılıb, sonra 35 olubsa, fərq ayrıca ödənilir.

Leyla ilə razıyam. Mən nəzarəti də ayrıca sətir kimi yazıram: quraşdırma gecəsi məkanda olmaq ayrıca işdir. Dizayner orada olmasa, ustalar banneri yarım metr aşağı asacaq, heç kim fərq etməyəcək, fotoda isə hamısı görünəcək.

Foye üçün bitki icarəsini də düşünün. Biz bitkiləri tədbirlərə adətən icarəyə veririk, satın almaqdan 3-4 dəfə ucuz başa gəlir. Konfrans zalının foyesində bir neçə böyük dibçək mühiti xeyli dəyişir.

Orxan, foye ideyası xoşuma gəldi, qeyd etdim. Hazırda maddələrim belədir: səhnə və ekran, çap, yaxa kartları, yönləndirmə, foto və video, canlı yayım, quraşdırma və sökülmə, ehtiyat. Nəyisə unutmuşam?

Daşıma. Materialı mətbəədən və emalatxanadan otelə gətirmək, yük maşını, fəhlələr. Kiçik görünür, amma bir neçə yüz manat edir. Bir də otelin qaydaları: çox vaxt divara heç nə vurmaq olmur, bəzi zallar xüsusi asma sistemi tələb edir.

Tədbirdən əvvəl və sonra sosial şəbəkə materialları da dizayndır: elan postları, spiker kartları, hekayələr. Bunları çox vaxt «fayllar onsuz da sizdədir» deyib pulsuz istəyirlər. Ayrıca sətir kimi yazın.

Tələbə olanda bir tədbirdə könüllü dizayner idim, yaxa kartlarında 30 adın səhvini çapdan sonra tapdıq. Yenidən çap gecə saat ikidə oldu. Ehtiyat pulun bir hissəsi məhz belə hallar üçündür.

Qeydiyyat reklam vasitəsilə aparılacaqsa, onu da büdcədə nəzərə alın. Konfrans üçün tanıtım kampaniyası adətən tədbirdən 3-4 həftə əvvəl başlayır və ona ayrıca dizayn lazımdır: müxtəlif ölçülərdə bannerlər, qısa video.

Hamıya təşəkkür. Smetanı 14 maddə ilə hazırladım, ehtiyatı 12 faiz qoydum, nəzarəti və sökülməni ayrıca sətir etdim. Sifarişçi canlı yayımı sonraya saxladı, qalan hissəni təsdiqlədi.